WEBINAR: Records Management
(Digitale) Schriftgutverwaltung als Baustein der EGovG/OZG-Umsetzung
Gegenstand des Seminars
Transparentes und nachvollziehbares Verwaltungshandeln ist ein zentrales Wesensmerkmal der öffentlichen Hand. Voraussetzung hierfür ist eine gut funktionierende (digitale) Schriftgutverwaltung: Vorgänge müssen ausreichend verschriftlicht und Akten geführt werden; die Möglichkeit, jederzeit auf Unterlagen zugreifen zu können, ist verbindlich. Die Umsetzung von Geschäftsprozessen mithilfe digitaler Dienste verspricht hierbei Erleichterungen, bringt aber auch Herausforderungen für die Schriftgutverwaltung mit sich. Sachverständnis und Führungskompetenz im Records Management ist daher ein zentraler Baustein, um diesen Anforderungen erfolgreich zu begegnen.
Dieses Webinar bietet einen Überblick zum Records Management als Basis für alle Aktivitäten rund um die elektronische Verwaltungsarbeit. Es sollen Impulse gegeben werden, um die (digitale) Schriftgutverwaltung in den eigenen Arbeitszusammenhängen zu reflektieren und zu optimieren. Hierzu zählen z.B.:
- der Umgang mit hybriden Unterlagen,
- die Anbindung von Fachverfahren an E-Aktenführende Systeme,
- die rechtssichere Langzeitspeicherung während der Aufbewahrungsfristen,
- die datenschutzkonforme Aussonderung von Unterlagen.
Zielgruppe
- Fach- und Führungskräfte, die die Grundlagen des Records Management kennenlernen und in ihren Arbeitszusammenhängen anwenden bzw. verbessern möchten,
- Projekt- und Produktmanager*innen im Bereich E-Aktenführung und digitale Prozessunterstützung.
Seminarablauf
Seminarzeiten:
Tag 1: 09:00 - 12:00 Uhr
Tag 2: 09:00 - 12:00 Uhr
Themenüberblick:
- Behandlung der gesetzlichen Grundlagen und Standards zum Records Management,
- Grundlegende Elemente der Schriftgutverwaltung, z.B. vorgangsbezogenes Arbeiten, Aktenplan usw.
- Records Management-Anforderungen im Rahmen der elektronischen Verwaltungsarbeit (E-Aktenführung und E-Prozessunterstützung),
- Aufgaben des Records Management im Schriftgut-Lebenszyklus,
- Hinweise und Best-Practice-Beispiele zur Aktenführung, Aufbewahrung und Aussonderung mit Blick auf Archivierung und Löschung.
Agenda:
Die Veranstaltung ist aufgeteilt in zwei Blöcke.
- Tag 1 bietet einen umfassenden Überblick zum Records Management mit praktischen Beispielen,
- an Tag 2 werden v.a. Fragen und Themenschwerpunkte der Teilnehmenden behandelt sowie Best Practice-Beispiele vorgestellt.
Zur Teilnahme an diesem Webinar benötigen Sie lediglich einen Internetbrowser und Internetzugang. Es handelt sich um eine webbasierte Software, die keine Installation erfordert. Ihre Zugangsdaten sowie weitere relevante Informationen zur Teilnahme und zu den technischen Voraussetzungen erhalten Sie nach Anmeldung.
Referenten
Dr.
Hendrik
Friggemann,
hat als wissenschaftlicher Archivar und Projektleiter für die DMS-Einführung an der Universität Duisburg-Essen zwei Blickwinkel auf das Thema Records Management: die Verwaltungssicht und die Archivsicht. Schon während des Archivreferendariats befasste er sich mit der Beratung zur Organisation und Optimierung der behördlichen Schriftgutverwaltung und richtet als Leiter des Universitätsarchivs Duisburg-Essen seit 2013 regelmäßig Veranstaltungen zum Records Management für unterschiedliche Zielgruppen aus. Er verfügt über zahlreiche Praxiserfahrungen bei der Einführung der E-Akte und digitalen Prozessunterstützung. Aktuell ist er mit der Leitung des landesweiten Projekts „Digitale Langzeitarchivierung an den NRW-Hochschulen (LZA.NRW)“ betraut.
Termin und Ort
Zeitraum:
13.11.2025 09:00 Uhr
- 14.11.2025 12:00 Uhr
Preis
349,- Euro zzgl. MwSt.