WEBINAR: Einführen der E-Akte – Aktenaufnahme und -bewertung sowie Rechtevergabe
Gegenstand des Seminars
Wenn man einfach alle vorhandenen Papierakten digitalisiert, dann ist die Chance vertan, die Grundlagen für das einheitliche Arbeiten mit den elektronischen Akten zu erkennen bzw. zu entwickeln. Zudem erwarten die Nutzenden der künftigen Akten zu Recht, dass Strukturen weiterbestehen, nach gemeinsamen Vorstellungen entwickelt werden und dass das Arbeiten einfacher wird. Nebenbei bemerkt, durch das Bewerten der Papierakten bleiben im Durchschnitt 80% der vorhandenen Akten zum Digitalisieren übrig, auch ein nicht zu unterschätzender finanzieller Gewinn.
Durch das intensive Befassen mit den Papierakten wird das Rechte- und Rollenkonzept für die elektronischen Akten entwickelt und festgelegt, welches dann auf einfache Art und Weise von der IT umgesetzt werden kann.
Wer dabei einen Aktenplan im Hause lebt, ein solcher kann problemlos eingebunden werden. Wer bisher ohne einen solchen durch das Leben gekommen ist, der muss für die elektronische Akte auch keinen einführen – eine eindeutige Ordnung gibt es ohne Aufwand.
Wer dabei einen Aktenplan im Hause lebt, ein solcher kann problemlos eingebunden werden. Wer bisher ohne einen solchen durch das Leben gekommen ist, der muss für die elektronische Akte auch keinen einführen – eine eindeutige Ordnung gibt es ohne Aufwand.
Seminarablauf
Themenüberblick:
- Aufnahme der relevanten Papierakten
- Anwenden der Aktengrundsätze
- Bewertung des Aktenbestandes
- Aufbewahrungsfristen
- Archivische Interessen
- Verzicht auf einen Aktenplan
- Rechtevergabe im E-Akte-System
Zur Teilnahme an diesem Webinar benötigen Sie lediglich einen Internetbrowser und Internetzugang. Es handelt sich um eine webbasierte Software, die keine Installation erfordert. Ihre Zugangsdaten sowie weitere relevante Informationen zur Teilnahme und zu den technischen Voraussetzungen erhalten Sie nach Anmeldung.
Referenten
Volker
Staupe,
Diplom-Verwaltungswirt, bis Mai 2023 bei der Stadt Witten für die Einführung der elektronischen Akten verantwortlich. Seit über 15 Jahren auch bei ca. 25 anderen Behörden in NRW, Niedersachsen und Schleswig-Holstein in gut 150 Projekten mit der Einführung der elektronischen Akten befasst. Dabei variiert die Größe der kommunalen Körperschafen von ca. 20.000 Einwohnenden bis ca. 500.000 Einwohnenden. Neben der praktischen Arbeit Anhörung als Sachverständiger im Innenausschuss NRW (EGovG) sowie im Ausschuss für Finanzen und Haushaltsfragen (EGovG) und der Enquetekommission Digitalisierung des Saarlandes. Vortragstätigkeit u.a. für die Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften (Speyer), e-nrw, ÖV-Symposium, verschiedenen Ministerien in NRW. Seminare zum Thema E-Akte u.a. für die Universität Münster, verschiedenen Studieninstitute (u.a. Mecklenburg-Vorpommern und Ruhr) und den Behörden Spiegel (hier auch Webinare).
Fachliche Leitung der Veranstaltung „Intensiv-Lehrgang E-Akte“ des Behörden Spiegels.
Termin und Ort
Zeitraum:
14.05.2025 09:00 Uhr
- 14.05.2025 10:30 Uhr
Preis
149,- Euro zzgl. MwSt.