E-Akte: Meistern Sie die Einführung kompakt, kompetent und kollaborativ
Online-Lehrgang mit Abschlusszertifikat für die erfolgreiche Implementierung
Gegenstand des Seminars
Sind Sie noch nicht so richtig oder ernsthaft mit der E-Akte gestartet? Verlief der Start nicht so, wie Sie es sich erhofft haben? Sind Widerstände in Ihrer Behörde spürbar oder ist die Unterstützung nicht so, wie es wünschenswert wäre? Könnten gute Argumente helfen, die den Umstieg beflügeln? Ja – dann nehmen Sie an diesem Lehrgang teil!
Müssen E-Akten kompliziert sein? Muss der Abschied von der Papierakte teuer sein? Dauert es wirklich Jahre, bis ein Aufgabenbereich erfolgreich mit elektronischen Akten unterwegs ist? Ist ein Aktenplan beim Umstieg auf die E-Akte notwendig? Kann eine Behörde rechtssicher scannen, ohne die qualifizierte digitale Signatur einzusetzen? Müssen Papierakten aufbewahrt werden, obgleich sie gescannt wurden? Wenn Sie sich auch ständig diese Fragen stellen, ist dieser Lehrgang genau richtig für Sie!
Praktikerinnen und Praktiker berichten aus erster Hand, die allesamt erfolgreich die E-Akte in ihrer Behörde eingeführt haben, daran mitwirken oder von E-Akten profitieren. Sie treffen auf Vertreterinnen oder Vertreter bestimmter Fachthemen und haben die Gelegenheit, vertiefte Einblicke zu erhalten. Nutzen Sie die Chance, sich mit Menschen auszutauschen, denen der Umstieg gelungen ist, und partizipieren Sie von deren Erfahrungen. So sammeln Sie viele neue Informationen und können wertvolle Netzwerkarbeit betreiben.
Kompakt, kompetent und kollaborativ – lassen Sie die elektronische Akte nicht länger vor Ihrer Behörde stehen und warten! Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und einen spannenden Austausch gemeinsam mit Ihnen!
Zertifikat
Der Zertifikatslehrgang E-Akte dauert insgesamt zwei Arbeitstage. Es finden ganztägige Schulungen mit insgesamt 8 Modulen statt. In der Folgewoche (Dienstagvormittag, 09:00-11:00 Uhr) erfolgt eine zusammenfassende Fragerunde mit der fachlichen Leitung und anschließend wird eine Prüfungsklausur (Multiple-Choice, 60 Minuten), die im Falle ihres Bestehens zur Zertifizierung führt, angeboten. Sollte die Teilnahme an der Prüfungsklausur nicht gewünscht bzw. die Prüfung nicht bestanden werden, kann eine Teilnahmebescheinigung ausgestellt werden.
Seminarablauf
| Tag 1 | |
| 08:30 Uhr | Log In |
| 08:45 Uhr | Digitaler Wandel – Mit Leichtigkeit zur E-Akte im Arbeitsalltag |
| Erfahrene Praktiker teilen wichtige Themen bei der Umstellung von Papier- zu E-Akten, inklusive Change-Management, Projektkommunikation und Prozessoptimierung | |
| 10:00 Uhr | Kurze Pause |
| 10:15 Uhr | Standardisierte E-Akte und Modernisierung der Verwaltung |
| Bedeutung eines einheitlichen Standards für reibungslosen Ablauf, Kommunikation, Interoperabilität und Skalierbarkeit. | |
| 11:15 Uhr | Kurze Pause |
| 11:30 Uhr | Strategien und Werkzeuge für effektive Kommunikation während des Veränderungsprozesses |
| Wie kommuniziert man Veränderungen erfolgreich? Identifikation der Zielgruppen, moderne Kommunikationsmittel und Integration von Feedback-Mechanismen stehen im Fokus. | |
| 12:30 Uhr | Mittagspause |
| 13:30 Uhr | Einsatz von Schnittstellen zum DMS – Analyse des Einsatzes von integrierten Schnittstellen und Vorstellung kostengünstiger Alternativen |
| Bewertung der Vor- und Nachteile von herstellerbasierten Schnittstellen, alternative Möglichkeiten und Preis-Leistungs-Aspekte. | |
| 14:30 Uhr | Kurze Pause |
| 14:45 Uhr | Einführung der E-Akte – Eine praktische To-Do- und How-To-Liste für den reibungslosen Umstieg |
| Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Führungskräfte bei der Einführung der E-Akte werden beleuchtet. | |
| 15:45 Uhr | Kurze Pause |
| 16:00 Uhr | Praxis-Coaching, kollegiale Beratung |
| Flexibles Programm je nach den Bedürfnissen und Interessen der Teilnehmenden. Es besteht die Möglichkeit, individuelle Anliegen und Fragen zu besprechen. | |
| Tag 2 | |
| ab 08:45 Uhr | Log In |
| 09:00 Uhr | E-Akte eingeführt und nun? – Nach dem Rollout fängt die Arbeit an |
| Welche Aufgaben entstehen nach der Einführung? Gezielte Reaktionen auf die Anforderungen aus dem Einführungsprozess erhöhen den Projekterfolg und die allgemeine Akzeptanz innerhalb der Behörde. | |
| 10:00 Uhr | Kurze Pause |
| 10:15 Uhr | Kostencheck – Die E-Akte als kluge Investition |
| Klärung finanzieller Aspekte von anfänglichen Investitionen bis zu langfristigen Effekten | |
| 11:15 Uhr | Kurze Pause |
| 11:30 Uhr | Effektive Organisation des Scannens in der Verwaltung |
| Fokussierung auf zentrale Scanstellen, Bestandsaktenscan und Scannen in der Sachbearbeitung für effiziente Informationsnutzung. | |
| 12:30 Uhr | Mittagspause |
| 13:30 Uhr | Organisatorische Weitsicht für die E-Akte entwickeln |
| Strategische Herangehensweisen, Stakeholder-Erwartungen erfüllen, Ressourcen identifizieren und Risikomanagementstrategien entwickeln. | |
| 14:30 Uhr | Kurze Pause |
| 14:45 Uhr | Praxis-Coaching, kollegiale Beratung |
| Flexibles Programm je nach den Bedürfnissen und Interessen der Teilnehmenden. Es besteht die Möglichkeit, individuelle Anliegen und Fragen zu besprechen. | |
Referenten
Tarek
Alhossni,
geboren 1985 in Schwelm, kann auf eine facettenreiche berufliche Laufbahn zurückblicken. Seine Karriere startete im Jahr 2005 mit einer Ausbildung zum Informatikkaufmann bei der Stadt Ennepetal, die er erfolgreich im Jahr 2008 abschloss. Nahtlos setzte er seine berufliche Reise in der IT-Abteilung der Stadt Ennepetal fort, wo er vielfältige Aufgaben übernahm, darunter die Systemadministration, Verwaltung des Internetauftritts und Leitung von IT-Projekten.
In der Zeit von 2013 bis 2017 widmete sich Tarek Alhossni einer nebenberuflichen Weiterbildung zum Betriebswirt mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik. Diese Weiterbildung unterstreicht nicht nur sein Engagement für berufliche Entwicklung, sondern auch seine Leidenschaft für die Verschmelzung von betriebswirtschaftlichen Prinzipien und Informationstechnologie.
Seit dem Jahr 2017 bekleidet er die Position des Leiters der Stabsstelle „E-Government“. In dieser Funktion liegt sein Fokus auf der Umsetzung der Gesetze EGovG (E-Government-Gesetz) und OZG (Onlinezugangsgesetz). Ein maßgeblicher Beitrag von ihm besteht zudem in der Einführung der elektronischen Akte. Seine langjährige Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung, gepaart mit Aus- und Weiterbildungen in den Bereichen BWL und IT, prädestinieren ihn als optimale „Schnittstelle“ zwischen Informationstechnologie und Verwaltungswissenschaften.
Andreas
Hasenberg,
hat seine berufliche Leidenschaft im Jahr 1988 zum Beruf gemacht. Seine Karriere begann mit einer Ausbildung zum Diplom Verwaltungswirt bei der Stadt Witten, wo er viele Jahre lang umfassende Verwaltungserfahrung sammelte, insbesondere in der aufregenden Zeit in der Bauaufsicht. Anschließend wechselte er in die im Aufbau befindliche Datenverarbeitung der Stadt, wo er Zeuge einer raschen Entwicklung der IT wurde.
Die IT-Abteilung der Stadt Witten erlebte unter seiner Leitung einen beeindruckenden Wandel. Was einst mit kleinen Anfängen begann, wurde zum Amt für Datenverarbeitung und Kommunikationstechnik mit 50 Mitarbeitenden. Andreas Hasenberg stand mehr als 12 Jahre lang an der Spitze dieses Amtes, das als interner Dienstleister für die Verwaltung fungiert und nahezu alle Services im eigenen Haus bereitstellt. Nur wenige Verfahren sind ausgelagert. In seiner Rolle konnte er die IT der Stadt Witten zu einem federführenden Berater und Umsetzer von Digitalisierungsvorhaben machen, nicht nur intern, sondern auch für externe Dienstleistungen in der kreisangehörigen Gemeinde.
Andreas Hasenberg hat konsequent eine Vielzahl von Prozessen digitalisiert und automatisiert, sowohl intern als auch nach außen. Insbesondere die Einführung der standardisierten eAkte als Basisinfrastruktur markierte einen wichtigen Meilenstein. Trotz seines Erfolgs musste er auch die Herausforderungen der Digitalisierung erleben, insbesondere einen erfolgreichen Cyberangriff auf die Stadt im Jahr 2021. Die Bewältigung dieser Attacke war äußerst anspruchsvoll, und Andreas Hasenberg teilte seine Erkenntnisse aus dieser Erfahrung in zahlreichen Vorträgen.
Thomas
Heucken,
gelernter Datenverarbeitungskaufmann mit einer erfolgreich abgeschlossenen Fortbildung zum ECM-Master im Jahr 2010, präsentiert eine beeindruckende berufliche Laufbahn. Seit dem Jahr 1989 ist er hauptberuflich beim Amt für Datenverarbeitung und Kommunikationstechnik der Stadtverwaltung Witten tätig.
Ab dem Jahr 2006 übernahm Thomas Heucken die technische Betreuung bei der Einführung der eAkte und prägte diese Verantwortungsbereiche maßgeblich. Seine Expertise erstreckt sich nicht nur auf die Stadt Witten, sondern auch auf zahlreiche andere Behörden, die er im Rahmen seiner Nebentätigkeit unterstützte. Dabei begleitete und gestaltete er etwa 100 Projekte zur Einführung der eAkte und zur Prozessdigitalisierung.
Thomas Heucken komplettiert sein Portfolio durch Vorträge, Seminare und Webinare sowie durch die Mitarbeit in Arbeitsgruppen der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) und Vitako (Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister).
Seine wertvolle Erfahrung hat ihm gezeigt, dass der Schlüssel zum Erfolg in einer schrittweisen, durch Standards unterstützten Einführung liegt. Gleichzeitig betont er, dass die Vorstellung einer "eierlegenden Wollmilchsau" fast ebenso zuverlässig scheitert. Thomas Heucken vereint somit umfassende fachliche Kenntnisse mit einer klaren methodischen Herangehensweise.
Imke
Morawski,
im Jahr 1970 im Landkreis Diepholz geboren, blickt auf eine beeindruckende 25-jährige Karriere in der IT des Landkreises Diepholz zurück. Ihre berufliche Reise begann vorrangig mit Programmiertätigkeiten, entwickelte sich jedoch im Laufe der Zeit zu einer umfassenden Anwendenden- und Anwendungsbetreuung.
Ab dem Jahr 2011 übernahm Imke Morawski die Verantwortung für die Einführung und die darauffolgende Systembetreuung der elektronischen Zeiterfassung im Landkreis. Diese Phase markierte ihre ersten Erfahrungen in der Projektarbeit. Seit 2019 ist sie als Projektleiterin maßgeblich an der hausweiten „Einführung der elektronischen Akte beim Landkreis Diepholz“ beteiligt.
Unter ihrer Projektleitung wurden bereits zehn Teilprojekte erfolgreich abgeschlossen. In dieser Rolle hat sie verschiedene Fachdienste umgestellt und dabei eine Vielzahl von Fragestellungen vor, während und nach der Umstellung bewältigt. Imke Morawski verfügt somit über umfassende Kenntnisse und Erfahrungen in der Projektarbeit sowie in der Einführung und Betreuung von IT-Systemen im öffentlichen Sektor.
Claudia
Roth,
hat eine vielseitige berufliche Reise hinter sich, die sie durch verschiedene Tätigkeitsfelder führte. Angefangen bei einem Studium der Politikwissenschaft und Soziologie, über eine gastronomisch-kaufmännische Ausbildung und Tätigkeit, bis hin zur Arbeit als Personaldisponentin. Vor einiger Zeit hat sie ihre Anker in der Flensburger Stadtverwaltung gesetzt und erfolgreich den Bachelorabschluss in „Public Administration“ erworben.
Seit 2021 ist Claudia Roth als Projektleiterin in der Flensburger Stadtverwaltung tätig, wo sie die Segel für die Einführung der verwaltungsweiten elektronischen Akte (eAkte) setzt. Nach einem Jahr intensiver Planungsarbeit konnte sie in den letzten zwei Jahren fast die Hälfte ihrer Kolleginnen und Kollegen für das Projekt gewinnen, nicht zuletzt aufgrund ihres Engagements im Changemanagement und ihrer kommunikativen Fähigkeiten. Claudia Roth ist überzeugt, dass diese beiden Elemente oft den Erfolg oder das Scheitern eines Projekts beeinflussen.
Mit Freude übernimmt sie die Hilfestellung bei der „Rund-um-Organisation“ eines solchen Großprojektes sowie der gezielten Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems (DMS), stets im Sinne des Mottos „Taugt das etwas oder kann das weg?“. Als nordfriesisches Küstendeern agiert sie dabei typisch norddeutsch – pragmatisch. Für Claudia Roth steht im Mittelpunkt all ihres Handelns die Frage: Was nützt die beste Theorie, wenn die Realität nicht berücksichtigt wird?
Imke
Sandrock,
geboren in Duisburg, startete ihre berufliche Laufbahn mit der Ausbildung zur Vermessungstechnikerin bei der Stadt Duisburg. Nach dem erfolgreichen Abschluss ihres Studiums des Vermessungswesens (FH) in Essen war sie zunächst im Bereich Vermessung tätig. Im Jahr 2000 erfolgte dann der Wechsel in den Liegenschaftsbereich, wo sie vielseitige Erfahrungen sammelte.
Ihre Leidenschaft für Projektarbeit, IT und Teamkommunikation entdeckte Imke Sandrock im Jahr 2008, als sie erfolgreich in der Projektleitung des Migrationsprojekts SAP-REFX beteiligt war. Neben ihrer beruflichen Karriere leitet sie parallel ein „Familienunternehmen“, zu dem drei Kinder gehören.
Im Jahr 2018 erfolgte der Wechsel von Imke Sandrock in den Bereich E-Government. Im Jahr 2020 führte sie als Projektleiterin erfolgreich das Serviceportal ein, bevor sie sich direkt im Anschluss intensiv mit dem Thema E-Akte auseinandersetzte. Seitdem brennt sie für dieses Thema und hat im Rahmen der Einführung zahlreiche Lösungsansätze für diverse Eventualitäten entwickelt, die nun bei der Stadt Duisburg erfolgreich zum Einsatz kommen. Imke Sandrock bringt ihre Fachkompetenz und ihre Begeisterung für innovative Lösungen in ihre Tätigkeit ein.
Volker
Staupe,
Diplom-Verwaltungswirt, bis Mai 2023 bei der Stadt Witten für die Einführung der elektronischen Akten verantwortlich. Seit über 15 Jahren auch bei ca. 25 anderen Behörden in NRW, Niedersachsen und Schleswig-Holstein in gut 150 Projekten mit der Einführung der elektronischen Akten befasst. Dabei variiert die Größe der kommunalen Körperschafen von ca. 20.000 Einwohnenden bis ca. 500.000 Einwohnenden. Neben der praktischen Arbeit Anhörung als Sachverständiger im Innenausschuss NRW (EGovG) sowie im Ausschuss für Finanzen und Haushaltsfragen (EGovG) und der Enquetekommission Digitalisierung des Saarlandes. Vortragstätigkeit u.a. für die Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften (Speyer), e-nrw, ÖV-Symposium, verschiedenen Ministerien in NRW. Seminare zum Thema E-Akte u.a. für die Universität Münster, verschiedenen Studieninstitute (u.a. Mecklenburg-Vorpommern und Ruhr) und den Behörden Spiegel (hier auch Webinare).
Fachliche Leitung der Veranstaltung „Intensiv-Lehrgang E-Akte“ des Behörden Spiegels.
Patrick
Vieler,
geboren im Jahr 1977, begann seine berufliche Laufbahn nach erfolgreich abgeschlossener Ausbildung zum Datenverarbeitungskaufmann im Jahr 1999 in der EDV der Stadt Witten. Innerhalb der Abteilung Anwendungsbetreuung und Programmierung hat er seitdem eine breite Palette von Fachverfahren aus verschiedenen Bereichen betreut und vielfältige Anwendungen entwickelt.
Seit dem Jahr 2006 trägt Patrick Vieler unter anderem die Verantwortung für die Administration des Dokumentenmanagementsystems und ist Mitglied des Teams im in den Folgejahren gegründeten „Kompetenzzentrum Dokumentenmanagement“. Dieses Kompetenzzentrum ist für die Betreuung der DMS-Installationen in den meisten Städten des Ennepe-Ruhr-Kreises zuständig. Neben seinen Hauptaufgaben engagiert sich Patrick Vieler in diversen Behörden im Rahmen seiner Nebentätigkeit aktiv bei der Einführung der E-Akte.
Sein Tätigkeitsbereich erstreckt sich dabei über Beratung, Installation und Einrichtung bis hin zur Unterstützung beim Importieren von Dokumenten aller Art in das Dokumentenmanagementsystem. Patrick Vieler zeichnet sich durch seine langjährige Erfahrung und sein umfassendes Know-how im Bereich der Informationstechnologie aus, insbesondere im Hinblick auf Dokumentenmanagement und die Einführung von E-Akten in verschiedenen Behörden.
Termin und Ort
Zeitraum:
11.11.2025 08:30 Uhr
- 11.12.2025 14:45 Uhr
Preis
1490,- Euro zzgl. MwSt.