Erfahrungen austauschen und neue Lernwege nutzen in den
Führungskräfte Foren und Praxisseminaren des Behörden Spiegel


Beschaffung der elektronischen Akte und von Dokumentenmanagementsystemen
Gegenstand des Seminars

Die Beschaffung einer elektronischen Akte in Form eines integrierten Dokumenten­management- / Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS) stellt nach wie vor besondere Anford­erungen sowohl an die beteiligten Fachabteilungen wie auch die Vergabestellen.

Die E-Akte soll meist die vorhandenen Strukturen und Prozesse abbilden, ohne in die Strukturen und Prozesse einzugreifen („Ein IT-Projekt ist ja genug, bitte nicht auch noch ein Organisations- oder gar Veränderungsprojekt dazu!“). Deshalb gerät die Erhebung der Anforderungen beliebig komplex, denn es wird kaum standardisiert. Oftmals werden die erhobenen Anforderungen nicht rigoros priorisiert und gekürzt – im Gegenteil wird gerne jede „Sonderlocke“ als „wesentliche“ Anforderung dargestellt.

Dies erhöht die Komplexität, die Anforderungen in bewertbare Kriterien einer Leistungs­be­schreibung zu transformieren. Denn es gibt kein System „out-of-the-box“, alle am Markt erhältlichen E-Akte-Systeme müssen an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisations­ein­heiten angepasst werden. Deshalb ist es umso wesentlicher, dass in der Leistungsbeschreibung klare, definierte Kriterien formuliert werden, die Auslegungen nicht zugänglich sind

Eine sorgfältig erstellte und qualitativ hochwertige Leistungs­beschreib­ung stellt das A und O einer erfolgreichen E-Akte-Beschaffung dar. Das Vergabeverfahren selbst ist ebenfalls sehr anspruchsvoll in seiner Durchführung. Eine sorgfältige Vorbereitung und strategische Planung sind daher für einen wirtschaftlichen Vergabewettbewerb unerlässlich. Die rechtlichen Vorgaben sind in Einklang zu bringen mit den Zielen des öffentlichen Auftraggebers, insbesondere unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung.

Anhand von anschaulichen Beispielen und im interaktiven Austausch mit den Teilnehmern vermittelt das Seminar grundlegendes Wissen darüber, wie ein wirtschaftliches und rechtskonformes Vergabeverfahren durchgeführt und andererseits eine ordnungsgemäße Leistungserbringung sichergestellt werden kann.

Seminarablauf

Themenüberblick:

Kurze Einleitung, Kontext EGovG

Das Beschaffungsverfahren

  • Rechtsgrundlagen
  • Vergaberechtliche Grundsätze
  • Arten von Vergabeverfahren
  • Die Vergabeunterlagen
  • Ablauf einer Beschaffung
  • Dokumentationspflichten
  • Transparenzpflichten
  • Rechtsschutzfragen

Die Prüfung und Wertung der Angebote

  • Zwingend auszuschließende Angebote
  • Folgen fehlender Erklärungen und Nachweise
  • Eignungsprüfung und Abgrenzung zur Leistung
  • Bietergemeinschaften und Nachunternehmer
  • Berücksichtigung von „Newcomern“
  • Die Möglichkeit zur Berücksichtigung von (schlechten) Erfahrungen
  • Bewertungsmethoden

Die Leistungsbeschreibung

  • Rechtliche Anforderungen
  • Zielführende Gestaltung
  • Kriterienauswahl und -erstellung
  • Exkurs: „Unter- und Geheimkriterien“
  • Die Berücksichtigung von Teststellungen

Umsetzung des E-Akte-Systems

  • (Juristisches) Umsetzungscontrolling
  • Abnahmeprozess und -Kriterien
  • „Stolperfallen“
  • Exkurs: Notwendigkeit von Akzeptanzmanagement bei der Einführung einer E-Akte und prototypische Projektstrukturierung bei der Einführung einer E-Akte
Referenten
Jürgen  Renfer, Abteilungsleiter Informationstechnologie, Geschäftsbereich III – Recht und Informationstechnologie, Kommunale Unfallversicherung Bayern / Bayerische Landesunfallkasse
Christian  Stetter, ist als Rechtsanwalt mit dem Schwerpunkt Vergabe- und IT-Recht bei der MAYBURG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH tätig. Zu seinen Schwerpunkttätigkeiten gehören vor allem die umfassende Betreuung von Vergabeverfahren, von strategischem Beschaffungs¬management über die Erstellung umfassender Vergabeunterlagen einschließlich spezifischer Vertragsunterlagen bis hin zur Angebotsbewertung und Unterstützung bei sowie Moderation und Durchführung von Verhandlungen. Als langjähriger Dozent im Bereich des Vergaberechts hat Herr Stetter in den letzten 10 Jahren zahlreiche offene wir auch spezifische Inhouse-Seminare durchgeführt. Dabei legt er vor allem Wert auf die praxisorientierte Durchführung, damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer das Gelernte sofort in ihrer täglichen Praxis anwenden können. Herr Stetter war zuvor über 6 Jahre als Teamleiter und Senior Berater für Vergaberecht bei einer mittelständischen Unternehmensberatung tätig und hat in dieser Zeit mehr als 100 Vergabeverfahren (insbes. Verhandlungsverfahren) durchgeführt.
Termin und Ort
Ort:
Tagungshotel
München


Zeitraum:
17.10.2017 09:30 Uhr - 17.10.2017 17:00 Uhr

Preis
450,- Euro zzgl. MwSt.
Zur Anmeldung


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