Bund, Länder und Gemeinde geben jedes Jahr im Einkauf mehr als 300 Milliarden Euro aus. Bei diesem Beschaffungsvolumen macht die systematische Suche nach Einsparungen mehr als Sinn. In der Privatwirtschaft hat der Einkauf inzwischen einen hohen Stellenwert und Instrumente des Beschaffungs-Controlling sind etabliert. Bei der öffentlichen Hand ist infolge der vorrangigen Beachtung des rechtlichen Rahmens hingegen die Transparenz über den Einkaufserfolg etwas zu kurz gekommen.

Dabei steht auch den öffentlichen Beschaffungsmanagern ein bereites Instrumentarium zur Steuerung des Einkaufs zur Verfügung. Dazu müssen sie zunächst einmal die Werthebel in der öffentlichen Beschaffung kennen. Ihre Identifikation ist die Grundlage für eine nachhaltige Senkung der Kosten im Einkauf. Dabei gehen die Einkaufsinitiativen weit über die Standardisierung des Bedarfs und die Bündelung der Nachfrage hinaus. Ein moderner öffentlicher Einkauf wird neben den Kosten gleichermaßen die Lieferzuverlässigkeit und die Qualität berücksichtigen. Insofern ist sein Erfolgsbeitrag über eine systematische Messung der Einkaufsleistung nachzuhalten.

Der Lehrgang “Kosten senken im öffentlichen Einkauf” vermittelt integriert Kenntnisse, die sich am Profil eines Einkäufers in einem öffentlich-rechtlichen Umfeld orientieren. Dazu werden zunächst die oft von der Privatwirtschaft inspirierten Grundlagen der Beschaffung vermittelt und im Hinblick auf die Besonderheiten des öffentlichen Sektors spezifiziert. Konkret werden die Werthebel in der Beschaffung und typische Potentialquellen zur Kostensenkung aufgezeigt. An konkreten Praxisbeispielen wird illustriert, wie das Maßnahmencontrolling aufzusetzen ist, damit Einkaufsinitiativen auch erfolgreich abgeschlossen werden. Es werden die praxiserprobten Kennzahlen des Einkaufscontrollings vorgestellt und die gängigen Methoden zur Messung der Kosteneinsparungen erläutert.

Der zweite Tag widmet sich der Organisation der öffentlichen Beschaffung und den sicheren Umgang mit typischen Risiken des öffentlichen Einkaufs. Danach folgen konkrete Erfahrungen zur Einkaufsarbeit aus der Praxis einer großen kommunalen Gebietskörperschaft. Dabei werden sowohl die vergaberechtliche als auch die betriebswirtschaftliche Perspektive mit einem neuartigen didaktischen Konzept vermittelt. In der Praxis relevante Themen werden in typisierenden Fällen veranschaulicht.

Der Lehrgang richtet sich an Mitarbeiter in Vergabestellen und Einkaufsabteilungen öffentlicher Auftraggeber. Daneben hilft das Seminar all diejenigen, die im Controlling oder der Kämmerei Haushaltsverantwortung tragen und ihre Kostensituation durch eine weiter professionalisierte Beschaffung verbessern wollen. Insofern werden auch Verwaltungsleiter, Bedarfsträger innerhalb der Verwaltungen und Beschäftigte der Revisionsorgane angesprochen.

1. Seminartag

09.30 Uhr Grundlagen der öffentlichen Beschaffung

• Der Beschaffungsprozess
• Rechtliche Grundlagen: Vergabe- und Preisrecht
• Vertragstypen

11.00 Uhr Kaffeepause

11.30 Uhr Öffentliche Beschaffung: Ziele und Werthebel

• Mehrdimensionalität der Beschaffungsleistung
• Hebelwirkung der Beschaffungskosten
• Steuerungsansätze in der Beschaffung

13.00 Uhr Mittagessen

14.00 Uhr Beschaffungscontrolling – Messung der Einkaufsleistung

• Methoden zur Messung von Ersparnissen
• Typische Kennzahlen des Einkaufs-Controlling
• Einkaufsinitiativen erfolgreich überwachen

15.30 Uhr Kaffeepause

16.00 Uhr Blick über den Tellerrand: Beispiele innovativer Beschaffung

• Potentialquellen erfolgreich erschließen
• Beispiele aus dem Handel und der Industrie
• Beispiele aus der öffentlichen Verwaltung

17.30 Uhr Abschluss des ersten Tages
Fragen und Antworten, Diskussion

2. Seminartag

09.00 Uhr Intelligente Organisation der öffentlichen Beschaffung

• Ausmaß der Zentralisation der Beschaffung
• Formen verwaltungsübergreifender Zusammenarbeit
• IT-Unterstützung im öffentlichen Einkauf

10.30 Uhr Kaffeepause

11.00 Uhr Risiken im öffentlichen Einkauf

• Risiko-Checkliste für die öffentliche Beschaffung
• Beschaffungsprozess und interne Kontrollen
• Umgang mit wichtigen Risiken, insb. Korruptionsrisiken

12.30 Uhr Mittagessen

13.30 Uhr Durch Überzeugung zum Erfolg – interaktive Arbeit zum Selbstverständnis der Beschaffung

14:15 Uhr Praxisbeispiele strategischer Beschaffungsaufgaben

15.00 Uhr Kaffeepause

15.30 Uhr Beschaffungserfolge messen? Wen, was, warum interessieren sollte!

17.00 Uhr Abschluss des zweiten Tages
Fragen und Antworten, Diskussion