Sie beschäftigen sich mit Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung und modellieren bereits Ihre Prozesse mit einem entsprechenden Werkzeug. Aber: wie entsteht aus einem Prozessmodell eine ablauffähige Vorgangsbearbeitung? Der Praxistag „Geschäftsprozessmanagement in öffentlichen Verwaltungen“ ergänzt das gleichnamige Grundlagenseminar und zeigt die praktische Umsetzung von modellierten Geschäftsprozessen mit einer in der öffentlichen Verwaltung genutzten Geschäftsprozessplattform. Anhand einer praxiserprobten, Werkzeug-unabhängigen Checkliste wird gezeigt, wie Prozessmodelle, die z.B. als BPMN-Swimlane vorliegen, in bearbeitbare, ablauffähige Formulare überführt werden. Dazu gehören zunächst das zugrunde liegende Datenmodell als Basis für die Workflowerstellung, die Definition von Rollen und Zugriffsrechten und das Management ein- und ausgehender Informationen. Ebenso wichtig sind jedoch auch die Festlegung von Aktionen, Eskalationen und Automatismen sowie die Visualisierung und das Berichtswesen. Schließlich muss die Zusammenarbeit mit anderen Prozessen im gleichen Tool oder mit anderen Systemen über definierte Schnittstellen berücksichtigt werden.

Das Seminar hat die Ziele, den Teilnehmern exemplarisch an einem Software-Werkzeug, jedoch in allgemeingültiger Form, zu zeigen, wie sie von einer vorhandenen Geschäftsprozessmodellierung zu einer ablauffähigen Vorgangsbearbeitung gelangen. Sie können anschließend auch besser beurteilen, ob eine Anpassung von Prozessen in Standardapplikationen (COTS-Produkte, Commercial off-the-shelf) oder die Neuimplementierung des Prozesses effizienter und kostengünstiger sein wird.

Themenüberblick:

• Grundlagen der Tool-gestützten Prozessimplementierung
  • Beispielarchitektur einer Geschäftsprozessplattform
  • Beispiel einer Konfigurationsumgebung mit Formular-, Workflow- und Regeleditoren
• Beispiele modellierter Geschäftsprozesse
  • Antrag, Anfrage
  • Beschwerde, Störungsmeldung
  • Checkliste zur Umsetzung „In 12 Schritten zum Prozess“
• Festlegung der zugehörigen Datenmodelle
  • Benutzerdefinierte Felder
  • Einfache Datentypen und Attribute
  • Komplexe Datentypen
  • Regeln und Vererbung
• Erstellen von Workflows
  • Zustände und Zustandsübergänge
  • Regeln für Zustandsübergänge
• Konfigurieren von Formularen
  • Formular-Gestaltung (Erfassungs-, Bearbeitungs-, Such-, Genehmigungsformular)
  • Verknüpfung mit Datenmodell
  • Unterschiede zwischen Windows- und Web-basierten Formularen
• Definieren von Rollen und Zugriffsrechte
  • Definition der Rollen für die Bearbeitung von Objekten dieses Prozesses
  • Mandanten-Fähigkeit
  • Benutzer und Benutzergruppen
  • Rechtegrade und Stellvertretung
• Informationsmanagement
  • Behandlung eingehender Emails
  • Email-Vorlagen mit Variablen
  • Versand von Emails aus dem Prozess
• Aktionen und Eskalationen
  • Aktionslisten und Aktionen
  • Eskalationsregeln mit logischen und zeitlichen Bedingungen, Zusammenhänge
• Visualisierung und Reporting
  • Filter und Ansichten
  • Kennzahlenindikatoren im Prozess
  • Berichte und Statistiken
• Zusammenarbeit mit anderen Prozessen
  • Beziehung zu anderen Datenobjekten
  • Art der Beziehung
  • Entity Relationship-Diagramm
  • Vorgaben vorhandener Standards, z.B. ITIL
• Schnittstellen zu anderen Systemen
  • Importe und Exporte
  • Script-basierte Kopplung
  • Verwendung von Webservices
  • Führendes System
• Prozessgewinn: Nutzung von Automatismen
  • Zyklische Erstellung und Versand von Berichten und Statistiken
  • Regelmäßige Importe und Exporte
  • Regelbasierte Notifikation von Prozessbeteiligten
  • Aktionsbedingte Objektdatenänderung
• Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung
  • Aktuelle Praxisbeispiele für einfache und komplexe Geschäftsprozesse
• Ausblick: Geschäftsprozessmanagement 4.0
  • Vom BPMN Modeler zur BPMN Engine: Automatische Erstellung ausführbarer Prozesse