Die hohe Komplexität des Lizenzmanagements stellt viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen vor große Probleme. Rasch wird klar: Ohne Tool stößt man schnell an die Grenzen des Machbaren.

Die Auswahl des richtigen Tools stellt sich dabei jedoch ebenfalls als große Herausforderung heraus:

• Was muss ein solches Tool leisten? Was darf ich erwarten?
• Worauf muss ich bei der Auswahl achten?
• Wie identifiziere ich Stärken und Schwächen der verschiedenen Tools?

Insbesondere öffentliche Einrichtungen, die an die strengen Vorgaben des Vergaberechts gebunden sind, haben zudem mit weiteren Herausforderungen zu kämpfen. Sie müssen eine produktneutrale Ausschreibung durchführen, die oftmals europaweit zu erfolgen hat. Hierbei muss dann ein transparentes, faires Verfahren gewählt werden, bei dem die Anforderungen an das Tool abschließend und eindeutig beschrieben werden müssen. Die Mechanismen der Vergabe können dabei schnell dazu führen, dass durch Fehler, bei der Ausschreibung ein Tool ausgewählt werden muss, was nicht den eigentlichen Vorstellungen entspricht.

• Wie erstelle ich also die passenden, vergaberechtskonformen Ausschreibungsunterlagen?
• Wie klassifiziere ich Anforderungen, ohne wichtige Anbieter auszuschließen?
• Wie gestalte ich die Bewertungsmatrix, und wie gewichte ich die Anforderungen?

Das Seminar soll Ihnen dabei helfen, das passende Tool für das Lizenzmanagement zu finden und typische Fehler bei der Ausschreibung zu vermeiden. Erfahren sie anhand von Praxisbeispielen, wie sie zur passenden Toollösung für Ihr Lizenzmanagement gelangen.

Themenüberblick:

Einleitung

• Herausforderungen des Vergaberechts
• Lizenzbilanzierung: Was ist zu tun?
• Was können Tools leisten? Wo sind ihre Grenzen?

Erarbeitung der Leistungsbeschreibung

• Definition der Systemgrenze:
  • Was soll das benötigte Tool leisten?
  • Mit welchen Tools soll es interagieren?
  • Welche Tools soll es ablösen?
• Individuelle Anforderungen erheben
  • Welche Funktionen muss das Tool mitbringen?
  • Welche Rahmenbedingungen müssen berücksichtigt werden?
  • Welche Stakeholder müssen involviert werden?
• Anforderungen formal-korrekt beschreiben
  • Wie sichere ich mich ab?
  • Was muss gefordert werden?
  • Was ist selbstverständlich?
• Kriterientyp sinnvoll wählen
  • Wie vermeide ich den Ausschluss wichtiger Anbieter, wie halte ich das Anbieterfeld überschaubar?
  • Was kann als A-Kriterium dienen?
  • Was muss ein B-Kriterium werden?

Erarbeitung der Bewertungsmatrix

• Kriteriengruppen und Kriterienhauptgruppen richtig gewichten
• Aufwand der Angebotsauswertung minimal halten

Gestaltung des Vergabeverfahrens

• Definition des Zuschlagskriteriums
  • Verfahren für die Bewertung des Leistung zu Preis Verhältnisses
• Gestaltung des Wertungsverfahrens
  • Buchbewertung durchführen
  • Teststellung effizient durchführen
• Schätzung des Vergabevolumens
  • Welche Aufwandspositionen müssen über die Vertragslaufzeit geplant werden?
• Vergleichbarkeit der Angebote sicherstellen
  • Umgang mit optionalen Leistungen und Nebenangeboten

Planung der Implementierung und des weiteren Rollouts

• Was folgt auf die Toolauswahl?
• Was ist bei der Implementierung zu beachten?
• Kommt nach der Implementierung auf mich zu?

Ein Marktüberblick

• Welche Tools gibt es?
• Wo liegen die Schwerpunkte?
• Wie und wo kann ich mich informieren?

Weitere Empfehlungen

• Wann brauche ich ein Tool?
• Was sollte ich vor der Toolauswahl tun?
• Expertenwissen sinnvoll einsetzen
• Aufwand richtig planen
  • Toolauswahl
  • Toolimplementierung
  • Toolbetrieb
• Alternativen prüfen